Τι λύνουμε.
Ό,τι γίνεται με το χέρι, επαναλαμβάνεται και ακολουθεί κανόνες, μπορεί να γίνει αυτόματα. Παρακάτω, οι πιο συνηθισμένες διαδικασίες ανά κλάδο και τμήμα. Αν η δική σας δεν είναι εδώ, πείτε μας την και θα σας πούμε αν και πώς γίνεται. Όλα είναι λογισμικό χτισμένο στα μέτρα σας, πάνω στα συστήματα που χρησιμοποιείτε σήμερα. Καμία συσκευή, κανένας εξοπλισμός.
Ναυτιλιακές εταιρείες
Διαχειρίστριες, πλοιοκτήτριες, ναυλώσεις, πρακτορεύσεις. Οι περισσότερες διαδικασίες ξεκινούν από ένα email με συνημμένο.
Προμήθειες (Purchasing)
- Αιτήματα από τα πλοία (requisitions) σε δομημένη καταχώριση
- Αυτόματη αποστολή ζήτησης προσφορών σε προμηθευτές
- Ανάγνωση προσφορών (PDF, Excel, email) και πίνακας σύγκρισης
- Έκδοση παραγγελίας (PO) στο ERP μετά την έγκριση
- Παρακολούθηση παράδοσης στο λιμάνι και ενημέρωση πλοίου
- Αξιολόγηση προμηθευτών από το ιστορικό τιμών και χρόνων
Λογιστήριο και οικονομικά
- Τιμολόγια προμηθευτών από email στο ERP, με έλεγχο έναντι PO
- Λογαριασμοί λιμένα (disbursement accounts) και έλεγχος χρεώσεων
- Συμφωνία τραπεζικών κινήσεων ανά πλοίο
- Κατανομή εξόδων ανά πλοίο και κέντρο κόστους
- Ροή εγκρίσεων πληρωμών με ιστορικό
- Μηνιαίες οικονομικές αναφορές ανά πλοίο και στόλο
Operations
- Noon reports από email σε βάση δεδομένων, με ειδοποιήσεις απόκλισης
- Κατανάλωση καυσίμων, εκπομπές και στοιχεία για EU ETS, MRV, CII, FuelEU
- Statement of Facts σε υπολογισμό laytime και demurrage
- Φάκελοι λιμένα: έγγραφα, πράκτορες, προαπαιτούμενα ανά λιμάνι
- Οδηγίες ταξιδιού και επικοινωνία με πλοίο από πρότυπα
- Παρακολούθηση θέσης στόλου και αυτόματες ενημερώσεις ναυλωτών
Πληρώματα (Crewing)
- Λήξεις πιστοποιητικών, ιατρικών, visa, με ειδοποιήσεις πριν τη λήξη
- Βιογραφικά από πρακτορεία σε δομημένη καρτέλα ναυτικού
- Προγραμματισμός αλλαγών πληρώματος και φάκελοι εγγράφων
- Μισθοδοσία πληρώματος: υπολογισμοί, αποδείξεις, εμβάσματα προς έγκριση
- Έλεγχος συμμόρφωσης με MLC και απαιτήσεις σημαίας
Ναυλώσεις (Chartering)
- Email από brokers (θέσεις πλοίων, φορτία) σε πίνακα με φίλτρα
- Ταίριασμα πλοίων με φορτία και ειδοποίηση για ευκαιρίες
- Υπολογισμοί ταξιδιού (voyage estimates) από πρότυπα
- Παρακολούθηση ναυλοσυμφώνων, προθεσμιών και hire
Τεχνικό, ασφάλεια, ποιότητα (HSQE)
- Ευρήματα PSC, vetting, class σε εργασίες με υπεύθυνο και προθεσμία
- Προγραμματισμένη συντήρηση: υπενθυμίσεις, ανταλλακτικά, ιστορικό
- Πιστοποιητικά πλοίων και επιθεωρήσεις που λήγουν
- Αναφορές συμβάντων και near miss σε δομημένο αρχείο
- Ετοιμασία φακέλων για audits
Βιομηχανίες και βιοτεχνίες
Παραγωγή, εμπορία, τρόφιμα, μέταλλο, πλαστικό, χημικά, δομικά υλικά. Το πρόβλημα είναι σχεδόν πάντα το ίδιο: τα δεδομένα ζουν σε email και Excel αντί στο σύστημα.
Πωλήσεις και προσφορές
- Παραγγελίες πελατών από email, PDF ή portal κατευθείαν στο ERP
- Προσφορές από τιμοκατάλογο και κανόνες εκπτώσεων, με έγκριση
- Επιβεβαίωση παραγγελίας, εκτιμώμενη παράδοση και ενημέρωση πελάτη
- Παρακολούθηση προσφορών που δεν απαντήθηκαν και follow-up
- Πελατολόγιο και ιστορικό χωρίς διπλή καταχώριση
Λογιστήριο
- Τιμολόγια προμηθευτών στο ERP με τριπλή αντιστοίχιση (PO, παραλαβή, τιμολόγιο)
- Δελτία αποστολής και τιμολόγια πώλησης από τις παραγγελίες
- Συμφωνία τραπεζών, καρτών και ταμείου
- Υπενθυμίσεις εισπράξεων και αναφορά ληξιπρόθεσμων
- Προετοιμασία στοιχείων για myDATA και λογιστή
Προμήθειες και αποθήκη
- Επαναπαραγγελία πρώτων υλών με βάση αποθέματα και πλάνο παραγωγής
- Ζήτηση και σύγκριση προσφορών προμηθευτών
- Παρακολούθηση παραδόσεων και καθυστερήσεων
- Απογραφές, διαφορές αποθέματος και ειδοποιήσεις
- Παραλαβές με barcode ή από δελτία προμηθευτών
Παραγωγή και συντήρηση
- Ημερήσιες αναφορές παραγωγής από το πάτωμα στο σύστημα
- Προγραμματισμός παραγωγής από τις παραγγελίες
- Κοστολόγηση παρτίδων από πραγματικές καταναλώσεις
- Προγραμματισμένη συντήρηση εξοπλισμού και ιστορικό βλαβών
- Βάρδιες, παρουσίες και υπερωρίες σε μισθοδοσία
Ποιότητα και συμμόρφωση
- Πιστοποιητικά ποιότητας και αναλύσεων ανά παρτίδα
- Μη συμμορφώσεις σε διορθωτικές ενέργειες με προθεσμία
- Ιχνηλασιμότητα από πρώτη ύλη σε τελικό προϊόν
- Προετοιμασία φακέλων για ISO, HACCP και επιθεωρήσεις πελατών
Logistics και διανομή
- Δρομολόγηση παραδόσεων και ενημέρωση πελατών
- Έγγραφα μεταφοράς και εξαγωγών από τα δεδομένα της παραγγελίας
- Παρακολούθηση μεταφορικών και αποδείξεων παράδοσης
- Κόστος μεταφοράς ανά παραγγελία και πελάτη
Σε κάθε επιχείρηση
Email και έγγραφα
- Ταξινόμηση κοινών inbox ανά πελάτη, πλοίο, έργο ή θέμα
- Εξαγωγή δεδομένων από PDF, σκαναρισμένα, Excel και ελεύθερο κείμενο
- Προσχέδια απαντήσεων για έλεγχο και αποστολή
- Αρχειοθέτηση συνημμένων στον σωστό φάκελο με σωστό όνομα
- Συμβάσεις και έγγραφα που λήγουν, με υπενθυμίσεις
Αναφορές και δεδομένα
- Αναφορές διοίκησης που ενημερώνονται μόνες τους από το ERP
- Ζωντανοί πίνακες (dashboards) αντί για Excel που στέλνονται με email
- Συγχρονισμός δεδομένων ανάμεσα σε συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους
- Έλεγχοι ποιότητας δεδομένων και ειδοποιήσεις για λάθη
Βοηθός και εσωτερικά εργαλεία
- Βοηθός που απαντά σε ερωτήσεις πάνω στα έγγραφα και τα δεδομένα σας
- Αιτήματα και εγκρίσεις (άδειες, έξοδα, αγορές) με ιστορικό
- Φάκελοι προσωπικού, λήξεις, εκπαιδεύσεις
- Custom εφαρμογές για ό,τι σήμερα διαχειρίζεστε σε Excel
- Portal πελατών ή προμηθευτών συνδεδεμένο με το ERP
Εταιρείες γύρω από τη ναυτιλία και τη βιομηχανία
Ναυλομεσίτες, πράκτορες, προμηθευτές πλοίων, τεχνικά γραφεία, επιθεωρητές, νηογνώμονες, συνεργεία, μεταφορικές, σύμβουλοι, κατασκευαστικές. Η δουλειά τους είναι η ίδια επαναλαμβανόμενη ροή: αίτημα, προσφορά, εκτέλεση, τιμολόγιο, αναφορά. Όλα τα παραπάνω ισχύουν και για εσάς, προσαρμοσμένα στη δική σας ροή.